Dokumente digitalisieren

Dokumente digitalisieren wie ein Ninja

Das Smartphone ist defekt. Glück gehabt – noch in der Garantie! Aber wo sind die Belege? Wo sind die Unterlagen von der Versicherung? Wie ist meine Kundennummer bei XYZ? Alles per Post einmal bekommen, aber nicht ordentlich wegsortiert. Oder wegsortiert aber nicht mehr an das Sortiersystem erinnert? Meine Lösung: Dokumente digitalisieren.

Ich habe schon Stunden damit verbracht, Dokumente in Kartons oder Leitzordnern zu suchen. Immer wieder habe ich mir vorgenommen, jetzt sortierst du alles richtig. Irgendwann musste ich mir eingestehen, dass ich nicht der Typ dafür bin. Es gibt Menschen, die sortieren ihre Mails nach Personen, empfangen und gesendet, nach Projekten und Datum. Ich nutze einfach die Suche. Genau das wollte ich irgendwann auch für den Papierkram. Ich habe einmal Geld in einen Dokumentenscanner gesteckt, hunderte von Dokumenten digitalisiert und das Papier entsorgt. Alles was ich nicht in Papierform vorhalten muss, wird jetzt regelmäßig digitalisiert. Wenn ich etwas suche, muss ich nicht einmal zu Hause sein. Ich bin mit meiner Lösung zufrieden, vielleicht hilft es dem einen oder anderen auch.

Dokumente digitalisieren einfach und schnell

Fujitsu ScanSnap iX500 Dokumentenscanner

Fujitsu ScanSnap iX500 Dokumentenscanner

Der Dokumentenscanner meiner Wahl ist der Fujitsu ScanSnap. Ich habe einen Vorgänger vom aktuellen Fujitsu ScanSnap iX500 den S1500. Man kann den Scanner mit Papierstapeln, Visitenkarten, Belegen oder Kreditkarten füttern: Ein Knopfdruck und er scannt alles doppelseitig ein, die Software versucht alles zu begradigen, erzeugt auf Wunsch per Texterkennung durchsuchbare PDFs, schiebt die Scans auf die Festplatte oder zu Evernote. Das geht so schnell (25 Seiten/Minute beim iX500), dass man es sehen muss.

Ich importiere die meisten Dokumente in Evernote. Man muss sich bewusst sein, dass man Evernote sensible Daten anvertraut und im Einzelfall überlegen, ob das für einen vertretbar ist. Auf der Evernote Seite oder in der App kann man die Dokumente suchen. Das klappt so gut, dass ich bisher jedes Dokument gefunden habe.

Wie legt ihr eure Dokumente ab? Ist es für euch eine Option, eure Dokumente zu digitaliseren?

Fujitsu ScanSnap iX500 Dokumentenscanner inkl. Corel WINZIP 21 PRO (600dpi, WLAN, USB 3.0, Abbyy PDF Finereader MAC/WIN) ohne Nuance Power PDF
  • Lieferumfang: Fujitsu ScanSnap iX500 Dokumentenscanner - ohne Nuance Power PDF
  • inkl. Corel WinZip 21 PRO Vollversion für Windows - CHS Edition
  • Nachfolger des S1500 / KEINE Twain u. ISIS-Schnittstelle / WiFi
  • für WIN / MAC inkl. Abbyy Finereader for Scansnap, Cardminder, Organizer
  • 2 Jahre Herstellergarantie